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如何把会议安排的有效而单纯?

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沟通技能篇

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昨天我开了八个会,今天开了四个,但是其中两个在比较远的地方。我的习惯是每天上班出门前看一眼手机日历上的会议安排再看一下天气。有时打开后看到满满的会议安排,压力大的连天气到底是什么都没认真留意,出了门才又发现再下雨,要回去拿伞。

我知道很多专业人士的会议安排比我来的还厉害,所以总是佩服可以不停开会,甚至跨城市在路上还在开会的同行。他们真的努力且敬业。

以前看过一篇英文的文章,大概意思是说不要随便接受会议邀请,很多时候我们看到会议邀请来了,不明就里地按了“接受”,经常跑进去一个会也不明白自己为什么在里面,为什么要开会,回来之后又接受了几个会议邀请,日子就在乱接受邀请,乱开会,乱接受,乱开会中恶性循环。文章说的很极端,但会议邀请满天飞,开会不知道为什么要开,开了之后不知道要做什么的情况确实在现代职场不断发生。我总想发起一个公益活动,请大家珍爱会议邀请,不要随便甩出来,跟珍爱生命意思差不多。

今天,我想说说发会议邀请的一些基本常识,不知道大家是否跟我会有共鸣。

01

不乱用会议邀请

其实我发现问题不是出在“滥用”,而是“乱用”上。该用会议邀请的时候没有用,比如要约谈事情的人不发邀请,甚至已经请对方发邀请了,还是没发,结果到了开会的时候临时找人。我对会议邀请的痴迷已经到了连约别人吃饭都会发邀请的程度,不然我一定会忘。另外发邀请还有好处就是告诉对方确切的时间和地点,不用到时再为了这个事临时沟通。

不该发会议邀请却发了的情况也不少见。偶尔会有一些我看不懂内容的会议邀请到达,我仔细研究了很久还是不明白,只能回邮件去问,对方又解释了半天,这真是浪费时间的做法啊。

02

认真填写每一项内容

虽然会议邀请的设置还不完美,但是目前的功能基本可以满足号召会议的需求。每个功能都有存在的理由,每个项目认真填写是非常必要的。比如,必须参加的人一定要写,可以不参加人放在“可选”里面;会议的时间及地点;下面很大的信息框,完全可以把开会的背景,会议的流程,希望产出的结果罗列的非常清楚。

个人觉得,信息栏不是拿来发邮件用的,很经常我看到在邀请正文里有点名到个别人的情况,要求他们做一些事情。这些事情可以单独发邮件去处理,如果是会议邀请里面说了出来,当事人都不确定要怎么回复。比如:张三,请你务必在开会前准备好需要的ppt。但是张三可能在休假,或者来不及准备,他如果没有及时回复大家说明情况,可能到开会前一个小时会议发起者才要临时取消会议。浪费了很多其他人的时间。

其中我觉得最最最重要的一条必填信息就是“开会地点”。不知道大家是否留意过iPhone的系统现在已经可以通过日历中的会议安排,提前通知你要出门准备去开会了。这么智能的功能前提是每个会议邀请的地址都写的非常清楚。因此会议在什么办公楼,地址是多少,哪个会议室,务必要写的认真。

这么做的好处一方面是避免开会前大家互相问对方地点,另一方也可以避免忙碌的同事议无法安排其他相邻会议,比如有的同事会议是秘书安排的,如果日历上没有地址,秘书是无法知道下一个会要间隔多久去安排才算合理。看起来非常简单的一个信息,做得好就可以非常有效的提升工作效率。

03

会前会后发邮件

虽说会议邀请是有效的办公助手,但它也有自己的弊端,尤其是我们如此忙碌和信息量爆炸的年代。发了一个邀请是不可能万事大吉的。恰如其分的事前提醒和事后跟进,可以有效的提升效率,且体现自己的专业性。

所有的会议在确认会发生之后,最好能在开会前的3个工作小时发邮件给对方提醒一下,另外问一下是否有人有特殊情况无法到来。如果是早上一上班就要开的会,那就是前一天的下午3,4点发邮件,规则就是3个工作小时,给对方充足的时间阅读和回复。有些人因为临时有事不能来,或者会迟到,如果大家都知道了,就可以提早重新安排。这样做也可以避免在微信,手机电话上不停的骚扰每一个人,而负责联络的人也不会因为联系不到参会人感到分外焦躁。

开完会的8个工作小时之内,要务必把会议的内容,达成的共识,以及接下去的工作安排发邮件给所有的人,以便大家有文件可以回看,且明确自己的工作。会议跟进的邮件千万不要纪录会议上谁都说了什么,那是纪录,不是跟进,所以我经常把这种邮件叫做meeting minutes或者follow up,很少用recap来形容,以便大家知道这个邮件的目的。

以上,是使用会议邀请的一些想法和讨论。开会要有效率,有一些准则是必须要做到的,比如:

· 会议开始的时候要介绍每位参会人员,讲明开会目的和流程

· 及时阻止离题或漫无目的的讨论和争辩

· 鼓励每一个成员发言及表明态度

· 一定要有时间压迫感,可以使用站立开会的方法之类缩短开会的时间

· 时刻谨记开会的目的是为了达成共识,不是为了讨论。如不能达成共识的部分,可以下次再议,最重要的是把达成共识的事情记录且推进下去

以上,同行见笑。

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